Regulamin serwisu FaktuLink.pl

Wersja 2026-11

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji internetowej FaktuLink.pl (dalej: „Serwis”), udostępnianej przez Kamil Maziarz, prowadzący działalność nierejestrowaną (art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców) pod nazwą FaktuLink, ul. Witkacego 2, 86-302 Waldowo Szlacheckie (adres korespondencyjny), e-mail: [email protected] (dalej: „Usługodawca”).
2. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców, w szczególności biur rachunkowych i ich pracowników (dalej: „Usługobiorca”). Serwis nie jest przeznaczony dla konsumentów.
3. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem aktywacji konta i korzystania z Serwisu. Osoba aktywująca konto oświadcza, że jest upoważniona do działania w imieniu Usługobiorcy.

§ 2. Definicje

1. Biuro – Usługobiorca, dla którego Usługodawca utworzył wydzieloną przestrzeń w Serwisie.
2. Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu Biura (właściciel Biura lub pracownik).
3. Klient Biura – podmiot, którego dokumenty Biuro przetwarza w Serwisie.
4. KSeF – Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.
5. Dane – faktury, dane kontrahentów, ustawienia, certyfikaty, tokeny i inne informacje wprowadzone do Serwisu lub pobrane przez Serwis na polecenie Użytkownika.
6. Okres próbny – nieodpłatny okres korzystania z Serwisu, określony przez Usługodawcę przy tworzeniu Biura.

§ 3. Zakres usługi

1. Serwis umożliwia w szczególności: pobieranie faktur z KSeF na podstawie uprawnień nadanych przez Klientów Biura, przeglądanie faktur, przeliczanie kwot walutowych, oznaczanie faktur oraz generowanie plików do importu w programach księgowych (m.in. WAPRO, InsERT, Symfonia, Comarch Optima).
2. Serwis jest narzędziem wspierającym pracę Biura. Nie świadczy usług księgowych, podatkowych ani doradczych i nie zastępuje weryfikacji dokumentów przez Użytkownika.
3. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Serwisu, w tym formaty plików eksportu, w szczególności w związku ze zmianami przepisów, KSeF lub programów księgowych.

§ 4. Konto i bezpieczeństwo

1. Konto Biura tworzy Usługodawca. Właściciel Biura może tworzyć konta pracowników Biura i odpowiada za nadane im dostępy.
2. Użytkownik zobowiązany jest chronić hasło, certyfikat KSeF, klucz prywatny i tokeny przed dostępem osób nieuprawnionych oraz niezwłocznie zgłosić Usługodawcy podejrzenie ich ujawnienia.
3. Dane każdego Biura są oddzielone od danych innych Biur. Pracownik Biura ma dostęp wyłącznie do firm, które sam dodał.
4. Usługodawca może zablokować konto w razie naruszenia Regulaminu, działań zagrażających bezpieczeństwu Serwisu lub braku zawarcia umowy po Okresie próbnym.

§ 5. Obowiązki Usługobiorcy

1. Usługobiorca odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania Danych Klientów Biura oraz za uprawnienia w KSeF, z których korzysta Serwis.
2. Usługobiorca przed zaksięgowaniem, złożeniem deklaracji lub pliku JPK albo dokonaniem rozliczeń jest zobowiązany zweryfikować poprawność danych i plików wygenerowanych przez Serwis, w szczególności kwot, stawek VAT, kursów walut, dat, oznaczeń JPK oraz kompletności faktur, a po imporcie – poprawność zapisów w programie księgowym.
3. Usługobiorca nie może wykorzystywać Serwisu niezgodnie z prawem, przeciążać go ani podejmować prób dostępu do danych innych Biur.

§ 6. Okres próbny

1. Okres próbny jest nieodpłatny, trwa do daty wskazanej w Serwisie i odbywa się na rzeczywistych danych z KSeF.
2. W Okresie próbnym Serwis jest udostępniany „w stanie, w jakim jest”, bez gwarancji dostępności i przydatności do określonego celu.
3. Po zakończeniu Okresu próbnego, jeżeli nie zawarto umowy, konto przechodzi w tryb podglądu (bez synchronizacji i eksportu). Po 60 dniach od zakończenia Okresu próbnego Usługodawca może usunąć Dane Biura, chyba że strony postanowią inaczej.

§ 7. Dostępność Serwisu i usługi zewnętrzne

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje stałej dostępności. Możliwe są przerwy techniczne, w miarę możliwości zapowiadane z wyprzedzeniem.
2. Działanie Serwisu zależy od systemów zewnętrznych, w szczególności KSeF, API Narodowego Banku Polskiego, rejestrów publicznych i programów księgowych Usługobiorcy. Usługodawca nie odpowiada za ich niedostępność, błędy, zmiany ani za skutki opóźnień w pobraniu faktur z KSeF.
3. Pliki eksportu przygotowywane są zgodnie z dokumentacją producentów programów księgowych dostępną Usługodawcy lub na podstawie analizy plików wzorcowych. Usługodawca nie gwarantuje, że import przebiegnie poprawnie w każdej wersji i konfiguracji programu księgowego Usługobiorcy.

§ 8. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone Usługobiorcy z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Usługodawcy.
2. Usługodawca nie odpowiada w szczególności za: (a) skutki niezweryfikowania przez Usługobiorcę danych i plików z Serwisu, (b) błędy w danych przekazanych przez KSeF, wystawców faktur lub Klientów Biura, (c) zaległości podatkowe, odsetki, sankcje, kary i koszty korekt deklaracji, (d) utracone korzyści, (e) skutki działania osób, którym Użytkownik udostępnił dane logowania, certyfikat lub token, (f) przerwy w działaniu systemów zewnętrznych.
3. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Usługobiorcy z jakiegokolwiek tytułu ograniczona jest do kwoty wynagrodzenia netto zapłaconego przez Usługobiorcę za ostatnie 3 miesiące przed zdarzeniem wywołującym szkodę, a w Okresie próbnym – wyłączona w najszerszym dopuszczalnym prawem zakresie.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa.

§ 9. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników określa Polityka prywatności.
2. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych (np. dane kontrahentów na fakturach) Usługobiorca jest administratorem albo podmiotem przetwarzającym, a Usługodawca – podmiotem przetwarzającym (dalszym podmiotem przetwarzającym). Akceptując Regulamin, Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie tych danych w zakresie i celu niezbędnym do świadczenia usługi, na zasadach art. 28 RODO opisanych w ust. 3–6.
3. Usługodawca przetwarza powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, którym jest korzystanie z funkcji Serwisu, zapewnia poufność osób upoważnionych i stosuje środki bezpieczeństwa, m.in. szyfrowanie transmisji, szyfrowanie tokenów i kluczy, kontrolę dostępu i rejestrowanie zdarzeń.
4. Usługobiorca wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających: dostawców hostingu i kopii zapasowych oraz wysyłki poczty e-mail. O zmianach Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, a Usługobiorca może wnieść sprzeciw.
5. Usługodawca pomaga Usługobiorcy w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i obowiązków z art. 32–36 RODO, zgłasza naruszenia ochrony danych bez zbędnej zwłoki oraz udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO.
6. Po zakończeniu świadczenia usługi Usługodawca usuwa powierzone dane w terminie określonym w § 6 ust. 3 lub § 11 ust. 3, chyba że przepis prawa nakazuje ich dalsze przechowywanie.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje można zgłaszać na adres [email protected], opisując problem i wskazując Biuro.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail zgłaszającego.

§ 11. Czas trwania i rozwiązanie

1. Umowa o świadczenie usług zawierana jest z chwilą aktywacji konta Biura na czas nieokreślony.
2. Każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem terminu ustalonego w zamówieniu lub cenniku, a w Okresie próbnym – ze skutkiem natychmiastowym.
3. Na żądanie Usługobiorcy zgłoszone przed rozwiązaniem umowy Usługodawca udostępni Dane w formie plików eksportu. Po rozwiązaniu umowy Dane mogą zostać usunięte po 30 dniach.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmian prawa, KSeF lub funkcji Serwisu. O zmianie Użytkownicy są informowani w Serwisie; dalsze korzystanie wymaga akceptacji nowej wersji.
2. Odpłatność za korzystanie z Serwisu po Okresie próbnym określa odrębne zamówienie lub cennik.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy.