Polityka prywatności FaktuLink.pl

Wersja 2026-11

1. Administrator

Administratorem danych osobowych Użytkowników (danych kont, kontaktowych i technicznych) jest Kamil Maziarz, prowadzący działalność nierejestrowaną (art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców) pod nazwą FaktuLink, ul. Witkacego 2, 86-302 Waldowo Szlacheckie (adres korespondencyjny) (dalej: „Usługodawca”). Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].

W zakresie danych zawartych w fakturach i innych dokumentach przetwarzanych na rzecz biura rachunkowego i jego klientów Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia zawartej w § 9 Regulaminu. Administratorem tych danych jest biuro rachunkowe albo jego klient.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa biura, rola, skrót hasła (hasła nie przechowujemy w postaci jawnej);
• dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce, czas logowania i aktywności, dziennik działań w Serwisie (audyt);
• certyfikat KSeF i tokeny – przechowywane w postaci zaszyfrowanej, wyłącznie w celu pobierania faktur;
• dane z faktur pobranych z KSeF – w zakresie powierzonym przez biuro.

3. Cele i podstawy przetwarzania

• założenie i obsługa konta, świadczenie usługi – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec pracowników biura – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: obsługa umowy z biurem);
• bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, rozpatrywanie reklamacji i dochodzenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• obowiązki księgowe i podatkowe Usługodawcy – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• wiadomości e-mail związane z kontem (aktywacja, reset hasła, powiadomienia techniczne) – art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane dostawcom hostingu i kopii zapasowych oraz usługi wysyłki e-maili (Resend). Serwis łączy się z KSeF (Ministerstwo Finansów), API Narodowego Banku Polskiego (kursy walut – bez danych osobowych) i rejestrem REGON (dane firm). Dane nie są sprzedawane.

5. Przekazywanie poza EOG

Dane Serwisu przechowywane są na serwerach w Unii Europejskiej. Dostawca wysyłki e-maili może przetwarzać adres e-mail i treść wiadomości poza EOG – wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji o odpowiednim stopniu ochrony.

6. Okres przechowywania

• dane konta – przez czas korzystania z Serwisu, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dziennik zdarzeń i dane techniczne – nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu;
• dane biura po zakończeniu Okresu próbnego lub umowy – zgodnie z § 6 i § 11 Regulaminu;
• kopie zapasowe – do ich nadpisania w cyklu rotacji kopii.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wnioski dotyczące danych z faktur kieruj w pierwszej kolejności do biura rachunkowego lub firmy, która jest ich administratorem – Usługodawca pomoże w ich realizacji.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in. szyfrowane połączenia (TLS), szyfrowanie certyfikatów, kluczy i tokenów KSeF, rozdzielenie danych poszczególnych biur, kontrolę uprawnień, ograniczenie prób logowania, dziennik zdarzeń oraz regularne kopie zapasowe.

9. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookies: sesji logowania, zabezpieczenia formularzy (CSRF) i zapamiętania ustawień widoku. Nie używamy cookies reklamowych ani analitycznych podmiotów trzecich.

10. Zmiany

O zmianach Polityki informujemy w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci.